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Depósito, permiso, Notice of Commencement y gravamen: las fechas de un trabajo en Florida, en orden

Dos trabajos de aire acondicionado de ejemplo, fecha por fecha según los Estatutos de Florida de 2026, con lo que cambia por debajo de $15,000 y en plomería, techos y electricidad.

Lumora, Gainesville. . 10 min de lectura

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Información general, no asesoría legal.

Dos trabajos de ejemplo

Kestrel Air es un negocio de aire acondicionado de ejemplo, con 3 camionetas, en el condado de Alachua. El negocio, los clientes y las fechas son de ejemplo; la ley es la de los Estatutos de Florida de 2026. El lunes 1 de junio de 2026, Kestrel firma dos contratos residenciales, cada uno con un depósito del 30 por ciento:

  • John Smith, 123 Main St. Un cambio de equipo de $14,200: condensadora y manejadora, de la misma capacidad. Depósito de $4,260.
  • Maria Garcia, 147 Main St. Un trabajo de $18,500: un sistema nuevo con ductos nuevos. Depósito de $5,550.

El trabajo de Maria tiene todas las fechas. El de John muestra lo que cambia con el límite de $15,000.

Antes de empezar: el contrato y el depósito

Todas estas fechas cuentan desde el día en que el cliente firma. De cómo llegar a esa firma trata nuestro artículo sobre el seguimiento de cotizaciones.

Un contrato directo de más de $2,500 para una vivienda de 1 a 4 unidades debe llevar la advertencia de la ley de gravámenes de Florida, en letra de 12 puntos o más, en mayúsculas y negrita, en la primera página del contrato o en una página aparte que el propietario firma y fecha (F.S. 713.015). Los dos contratos de Kestrel la necesitan. Guarde la página firmada en el expediente del trabajo.

Maria paga $5,550. Cuando un contratista recibe como primer pago más del 10 por ciento del precio del contrato, Florida le da 30 días después del pago para solicitar los permisos y 90 días después de que salen los permisos para empezar el trabajo, salvo que el cliente acepte por escrito un plazo más largo (F.S. 489.126).

Para Kestrel, eso quiere decir solicitar el permiso a más tardar el miércoles 1 de julio. Un depósito de $1,850 o menos, el 10 por ciento del precio de Maria, no pone en marcha esos dos plazos.

La misma sección trae una segunda regla para el dinero que usted tenga por encima del valor del trabajo hecho: no puede pasar 90 días sin hacer ningún trabajo en la obra, ni el otro plazo que fije el contrato.

Si una manejadora agotada en el proveedor pudiera frenar la obra tanto tiempo, el contrato puede fijar un plazo más largo. Las dos reglas tienen castigo penal, que depende del monto. Con $1,000 o más y menos de $20,000, la infracción es un delito grave de tercer grado.

El permiso

La exención de permiso de Florida para trabajos de menos de $7,500 en una vivienda unifamiliar no cubre los trabajos mecánicos, eléctricos, de plomería ni de gas (F.S. 553.79).

Kestrel solicita el permiso de Maria el miércoles 3 de junio. El condado tiene 5 días hábiles para decirle por escrito lo que falta; si no lo hace, la solicitud se da por completa. Con el revisor de planos local, tiene después 30 días hábiles para aprobar o negar un permiso mecánico para una casa de menos de 7,500 pies cuadrados.

Por cada día hábil de retraso debe rebajar la tarifa del permiso un 10 por ciento, salvo que entre alguna de las excepciones de la ley, como un retraso que causó el solicitante (F.S. 553.792).

Digamos que el permiso sale el miércoles 10 de junio. Por la regla del depósito, el trabajo tiene que empezar a más tardar el martes 8 de septiembre.

Un permiso para una vivienda unifamiliar vence 1 año después de emitido, o cuando entra en vigor la siguiente edición del Florida Building Code, el código de construcción del estado, lo que ocurra más tarde (F.S. 553.79).

El Notice of Commencement

El Notice of Commencement nombra al propietario, al contratista, al prestamista si lo hay y la propiedad, para que los subcontratistas y los proveedores sepan a quién mandarles sus avisos.

El propietario lo registra en la oficina del Clerk del condado antes de empezar la obra y pone una copia a la vista en el lugar. Solo el propietario puede firmarlo (F.S. 713.13). El formulario de la Ciudad de Gainesville pide el número de permiso en la primera línea, así que primero va el permiso.

La oficina de permisos no puede exigir un aviso ya registrado para emitir el permiso. En un contrato de más de $5,000, se le entrega una copia antes de la primera inspección, y las inspecciones siguientes esperan hasta que llegue (F.S. 713.135).

La hoja de requisitos del condado de Alachua para el cambio de equipos de aire acondicionado dice que no se pueden agendar inspecciones hasta que el aviso registrado se sube a Citizenserve, cuando el proyecto cuesta $15,000 o más.

Maria firma ante notario el jueves 11 de junio, y el aviso se registra ese mismo día. De ahí salen dos fechas. El aviso queda sin efecto si el trabajo no empieza dentro de los 90 días siguientes al registro, aquí el miércoles 9 de septiembre, y, salvo que indique otra fecha, vence 1 año después de registrado.

La advertencia del propio estatuto les dice a los propietarios que pagar después del vencimiento “CAN RESULT IN YOUR PAYING TWICE”: pueden terminar pagando dos veces. Si un trabajo se alarga más de un año, se lo diríamos al propietario antes del siguiente pago.

Durante el trabajo: el aviso del proveedor

El proveedor de Kestrel entrega el equipo de Maria el lunes 15 de junio, y el trabajo empieza ese día.

Un proveedor que le vende a usted, y no al propietario, tiene que enviar su Notice to Owner a más tardar 45 días después de empezar a entregar materiales, aquí el jueves 30 de julio, y en todo caso antes de que el propietario haga el pago final (F.S. 713.06). Si lo envía tarde, el propietario tiene una defensa completa contra el gravamen de ese proveedor.

  • 45días después de su primera entrega para que un proveedor envíe su Notice to Owner

    Fuente: Estatutos de Florida, sección 713.06 (2026): el Notice to Owner dentro de 45 días y la declaración jurada de pago final del contratista.

El aviso le llega a Maria, no a usted, y su advertencia impresa le dice que podría pagar dos veces. La advertencia de la ley de gravámenes que ella firmó con el contrato le dice que exija, antes de cualquier pago, una liberación de gravamen por escrito (release of lien) de quien le haya mandado uno de esos avisos.

Nuestra costumbre: avisarle al firmar que esa carta puede llegar, pagarle a ese proveedor antes de la factura final y tener lista su liberación para cuando ella la pida.

Después del trabajo: el pago final y su gravamen

Kestrel termina el viernes 19 de junio. Esa es la fecha que la ley llama final furnishing: el último día en que Kestrel aporta mano de obra, servicios o materiales.

No es la fecha de la inspección final, y no cuenta la corrección de defectos de un trabajo ya hecho (F.S. 713.01). Volver en julio para arreglar la línea de drenaje no cambia esa fecha.

Con la factura final va el Final Payment Affidavit, la declaración jurada de pago final del contratista, que dice si ya se les pagó a todos los proveedores y subcontratistas que enviaron un Notice to Owner.

La propietaria retiene el pago final hasta recibirla, y el contratista tiene que entregarla al menos 5 días antes de demandar para hacer valer un gravamen (F.S. 713.06).

Si la factura no se paga, Kestrel registra su Claim of Lien, el reclamo de gravamen, dentro de los 90 días siguientes al 19 de junio, a más tardar el jueves 17 de septiembre, y se lo entrega a Maria antes de registrarlo o dentro de los 15 días siguientes (F.S. 713.08).

Después, el gravamen dura 1 año desde el registro, salvo que Kestrel presente una demanda para hacerlo valer dentro de ese año (F.S. 713.22).

  • 90días después de su último día en la obra para registrar su Claim of Lien

    Fuente: Estatutos de Florida, sección 713.08 (2026): el Claim of Lien dentro de los 90 días después del final furnishing, entregado dentro de los 15 días después del registro.

El cambio de equipo de $14,200, por debajo del límite de $15,000

El trabajo de John corre con los mismos plazos, con dos diferencias:

  • El permiso. Una vivienda unifamiliar existente y un trabajo de menos de $15,000 lo ponen en la vía rápida: con el revisor de planos local, 5 días hábiles para aprobar o negar una solicitud completa (F.S. 553.792).
  • La copia del aviso. La parte de la sección 713.135 que fija las obligaciones de la oficina de permisos, entre ellas pedir la copia antes de la primera inspección, termina con esta línea: “This subsection does not apply to a direct contract to repair or replace an existing heating or air-conditioning system in an amount less than $15,000.” Es decir, esas obligaciones no se aplican a un contrato directo para reparar o reemplazar un sistema existente de calefacción o aire acondicionado por menos de $15,000. El condado no va a detener la inspección de John por esa copia.
  • $15,000el límite para una reparación o un cambio de aire acondicionado: por debajo, la oficina de permisos no pide la copia del Notice of Commencement

    Fuente: Estatutos de Florida, sección 713.135 (2026): las obligaciones de la oficina de permisos, la copia antes de la primera inspección y la excepción para calefacción y aire acondicionado por menos de $15,000.

Lo demás sigue igual. El contrato pasa de $2,500, así que lleva la página de la advertencia. Un depósito de $4,260 es el 30 por ciento, así que corren los plazos de 30 y 90 días. El proveedor sigue teniendo sus 45 días, y Kestrel sus 90.

El límite de $15,000 está solo en la sección 713.135: la sección 713.13, que le dice al propietario que registre el aviso, no tiene ningún límite para aire acondicionado, y su exención por precio es para trabajos de $2,500 o menos (F.S. 713.02).

Cuidado con las órdenes de cambio. Digamos que una agrega $950 de trabajo en los ductos: el contrato de John queda en $15,150. Nuestra lectura es que cuenta el nuevo total, porque la hoja del condado se guía por “the cost of the project”, el costo del proyecto, así que ese mismo día el aviso se anota en el trabajo.

Plomería, techos y electricidad

Valen las mismas fechas, con estas diferencias:

  • La copia del aviso. Más de $5,000, sin excepción por oficio. Un cambio de tubería o de techo de más de $5,000 la necesita antes de la primera inspección.
  • La vía rápida del permiso. Los permisos de plomería, techos y electricidad para una vivienda unifamiliar existente van por la vía de 5 días hábiles cuando el trabajo cuesta menos de $15,000.
  • Lo demás. La página de la advertencia, los plazos del depósito, los 45 días del proveedor, la declaración jurada de pago final y sus 90 días, igual que arriba.

En nuestra página de techos seguimos un techo nuevo de ejemplo, desde el depósito hasta el plazo del permiso que ese depósito pone en marcha.

Anote las fechas en cada trabajo

Cada fecha la pone en marcha algo que pasa en el trabajo, así que se anota en el trabajo el mismo día en que pasa, en la aplicación de trabajos o en la hoja de cálculo que su oficina ya abre cada mañana:

  1. Paso 1 de 5

    Al firmar, compare el total del contrato con $2,500, con $5,000 y, en aire acondicionado, con $15,000, y archive la página firmada de la advertencia.

  2. Paso 2 de 5

    Cuando entre un depósito de más del 10 por ciento, ponga “solicitar el permiso” a 30 días. Cuando salga el permiso, ponga “empezar el trabajo” a 90 días.

  3. Paso 3 de 5

    Si el trabajo necesita el aviso de inicio, consiga la firma del propietario ante notario antes de empezar, regístrelo, póngalo a la vista en la obra y entregue la copia antes de la primera inspección.

  4. Paso 4 de 5

    El último día en la obra, anote la fecha en el trabajo, con un recordatorio para el día 60 si la factura sigue abierta, un mes antes del plazo de 90 días para el gravamen.

  5. Paso 5 de 5

    Mande la declaración jurada de pago final con la factura final.

Por dónde empezar

Abra los trabajos que terminó en los últimos 90 días y que todavía tienen saldo pendiente, y anote al lado de cada uno su último día en la obra y el plazo para el gravamen.

En una visita pagada a su negocio buscamos fechas como estas, y cuando solo las lleva una persona en la cabeza, las dejamos anotadas en las herramientas que ya usa. Aquí le contamos cómo funciona la visita.

Leímos cada estatuto de este artículo en el sitio de la Legislatura de Florida el 16 de octubre de 2026.

Fuentes, en palabras sencillas

Preguntas y respuestas

¿Necesito un Notice of Commencement para cambiar un aire acondicionado en Florida?

Por debajo de $15,000, la oficina de permisos no le pide la copia antes de la primera inspección: la sección 713.135 deja fuera “a direct contract to repair or replace an existing heating or air-conditioning system in an amount less than $15,000”, un contrato directo para reparar o reemplazar un sistema existente de calefacción o aire acondicionado por menos de $15,000. Con $15,000 o más sí la pide, y la hoja del condado de Alachua para el cambio de equipos de aire acondicionado dice que no se pueden agendar inspecciones hasta que se sube el aviso registrado. El límite de $15,000 está solo en la sección 713.135; la sección 713.13, que le dice al propietario que registre el aviso, solo exime los trabajos de $2,500 o menos.

¿Cuánto tiempo tengo para solicitar el permiso después de cobrar un depósito en Florida?

Si el primer pago es más del 10 por ciento del precio del contrato en un trabajo residencial, tiene 30 días después del pago para solicitar los permisos y luego 90 días después de que salen para empezar el trabajo, salvo que el cliente acepte por escrito un plazo más largo (F.S. 489.126). Un primer pago del 10 por ciento o menos no pone en marcha esos dos plazos.

¿Cuánto tiempo tiene un contratista para registrar un gravamen en Florida?

Registre el Claim of Lien dentro de los 90 días después del final furnishing, su último día de mano de obra o materiales en el trabajo, y entrégueselo al propietario antes de registrarlo o dentro de los 15 días siguientes (F.S. 713.08). Corregir un defecto de un trabajo ya hecho no mueve la fecha (F.S. 713.01). El gravamen dura 1 año después del registro, salvo que usted presente una demanda para hacerlo valer en ese plazo (F.S. 713.22).

¿Cuándo tiene que enviar un proveedor el Notice to Owner?

A más tardar 45 días después de que empieza a entregar materiales para el trabajo, y antes del pago final del propietario (F.S. 713.06). Le llega al propietario, no a usted. Si llega tarde, el propietario tiene una defensa completa contra el gravamen de ese proveedor.

¿Mi contrato necesita la advertencia de la ley de gravámenes?

Sí, en un contrato directo de más de $2,500 para una vivienda de 1 a 4 unidades: impresa en letra de 12 puntos o más, en mayúsculas y negrita, en la primera página del contrato o en una página aparte que el propietario firma y fecha (F.S. 713.015).

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