Piezas del recibo del proveedor que nunca pasaron a la factura: una revisión semanal en Jobber, Housecall Pro o QuickBooks

El tanque que salió en el recibo

Dunlin Plumbing es nuestro negocio de plomería de ejemplo, con 2 camionetas. Sus nombres y sus números son de ejemplo, no de un negocio real. El 22 de septiembre, Dave recogió dos piezas en Oak Street Supply Co. para el trabajo 4470, un cambio de calentador de agua.

El recibo 87106 trae un calentador eléctrico de 40 galones a $612.00 y un tanque de expansión de 2 galones a $38.90. El número del trabajo va en la línea del PO, la orden de compra, como 4470-DB. Con el 7.5 por ciento de impuesto sobre las ventas, $48.82, el recibo suma $699.72.

La factura 4470 tiene cinco líneas y suma $1,450.00. El calentador está en ella. El tanque no, y en la lista de precios de Dunlin un tanque de expansión se cobra a $165.00 instalado.

El recibo no dice dónde quedó el tanque. Puede que se haya instalado con el calentador, sin cobrar. Puede que se haya devuelto al proveedor, o que siga en la camioneta de Dave. Solo Dave lo sabe, así que cada línea que aparezca en la revisión pasa primero por una persona, antes de que se agregue nada a una factura.

Cuente el precio que habría cobrado, no lo que le costó la pieza. Los $38.90 son lo que pagó Dunlin. Si el tanque quedó instalado, los $165.00 son el dinero que nunca entró.

La revisión del viernes

Elegimos el viernes porque para entonces ya llegaron los recibos de la semana y los técnicos todavía se acuerdan de cada trabajo.

1. 1Paso 1 de 5

   Junte los recibos de la semana de todos sus proveedores: los que llegan por correo electrónico, los de papel de cada camioneta y, si su proveedor le muestra su cuenta en línea, la lista de recibos de la semana, para que también aparezca el de papel que se perdió.

2. 2Paso 2 de 5

   Póngale un número de trabajo a cada recibo. Casi todos lo traen en la línea del PO, como el recibo 87106. Un recibo sin número de trabajo va antes que nada al técnico que aparece en él.

3. 3Paso 3 de 5

   Abra la factura de ese trabajo, en borrador o ya enviada, y marque cada línea del recibo contra una línea de la factura. Si un precio fijo ya incluye la pieza, cuenta como cobrada.

4. 4Paso 4 de 5

   Por cada línea que quede sin marcar, pregúntele al técnico dónde está la pieza: en el trabajo, devuelta al proveedor o en la camioneta. Después decida si la agrega a la factura, la cobra aparte, la devuelve para que se la acrediten o asume la pérdida a sabiendas.

5. 5Paso 5 de 5

   Anote cada recibo en una sola hoja: proveedor, número de recibo, número de trabajo, número de factura, si cada línea se cobró o no y qué decidió.

Las piezas pequeñas, como conexiones y pegamento, muchas veces van en la factura como una sola línea de materiales, o dentro de un precio fijo.

Márquelas contra esa línea o ese precio, y dedique su tiempo a las piezas que su lista de precios cobra por separado, como el tanque. Después de un mes, la hoja le muestra si lo que se queda sin cobrar sale de una misma camioneta o de un mismo proveedor.

En Jobber

Leímos las páginas de ayuda de las tres herramientas el 16 de octubre de 2026. Las de Jobber y QuickBooks que citamos están en inglés, así que sus frases entre comillas son traducción nuestra.

La de Housecall Pro se cita de su versión en español. Los menús y botones van con su nombre en inglés, como aparecen en pantalla. La configuración cambia, así que compare la suya con las páginas de las fuentes.

En el plan Plus, o en cualquier plan con el complemento Bookkeeping, usted puede subir las facturas de sus proveedores a Expenses o reenviarlas por correo electrónico. Jobber “revisa todo el documento en busca de un número de trabajo”: en el número de PO, en el número de referencia o de pedido y en las notas y líneas de descripción.

Si el número coincide con un trabajo, le asigna el gasto a ese trabajo. Si no coincide con ninguno, igual crea un borrador y usted elige el trabajo. Usted aprueba cada borrador antes de que se guarde.

El consejo de Jobber es “poner el número de trabajo en la orden de compra que le envía a su proveedor”. Los técnicos de Dunlin escriben el número de trabajo y sus iniciales: 4470-DB.

La página de Jobber no dice si un número con letras al final todavía coincide, así que mande un recibo de prueba y fíjese en qué pasa.

Un recibo aprobado se vuelve un gasto en la sección Costs del trabajo, que alimenta el costeo de trabajos (job costing) en los planes Grow y Plus. Jobber dice que “los costos del trabajo son internos, así que sus clientes no verán sus ganancias ni sus costos”.

Ninguna de las dos páginas dice que el gasto llegue a la factura del cliente, así que el paso 3 sigue haciendo falta. Un detalle más: el total del borrador es “el subtotal de la factura, sin incluir el impuesto”.

En Housecall Pro

La guía de costeo de trabajos de Housecall Pro da dos formas de anotar una pieza en un trabajo. Una línea de pedido de materiales (material line item), con su costo por unidad completado, lleva su precio en el trabajo como cualquier otra línea.

De una entrada de trabajo de materiales (material job input), Housecall Pro dice: “Estos materiales no aparecerán en la factura ni impactarán el precio del trabajo.” Housecall Pro sugiere las entradas para los precios de tarifa fija. Los interruptores del costeo de trabajos y de las entradas están en Settings, Jobs, en la pestaña Costs & Materials.

Así que fíjese en cómo anotan las piezas sus técnicos. En un trabajo de tarifa fija, la entrada es lo correcto, porque el precio fijo ya incluye la pieza. En un trabajo que se cobra línea por línea, una pieza anotada solo como entrada queda como costo y nunca llega a la factura.

La guía habla de las piezas que anota su equipo y no dice nada de leer el recibo de un proveedor, así que los recibos siguen entrando a mano a la revisión del viernes.

En QuickBooks Online

En QuickBooks Online Plus y Advanced, una factura del proveedor se le puede cobrar a un cliente. Active “Make expenses and items billable” en Settings, Account and settings, Expenses, en la sección Bills and expenses.

Cuando anote la factura del proveedor, marque Billable en la línea y elija al cliente en la columna Customer. La próxima vez que empiece una factura para ese cliente, QuickBooks “abre la ventana Add to invoice”, y usted selecciona Add en ese cargo.

De las tres herramientas, esa ventana es lo más parecido a un recordatorio que encontramos, y solo funciona si la factura del proveedor se marcó como cobrable al cliente correcto cuando se anotó. La línea cobrable también tiene una casilla Tax. En la sección siguiente está lo que dice Florida sobre el impuesto de estas piezas.

Si sus facturas empiezan en Jobber o Housecall Pro y de ahí pasan a QuickBooks, agregue la pieza que falta allá, donde empieza la factura. Las facturas de proveedores no están en la lista de sincronización de ninguno de los dos, como vimos en nuestro artículo sobre lo que Jobber y Housecall Pro le pasan a QuickBooks.

El impuesto de Florida y la pieza que no se cobró

El Departamento de Ingresos de Florida (Florida Department of Revenue) tiene una guía, “Sales and Use Tax on Construction, Improvements, Installations and Repairs” (GT-800067). Citamos sus palabras en inglés, tal como están, y después decimos en español lo que significan.

Según la guía, bajo “lump sum, cost plus, fixed fee, guaranteed price, or time-and-materials real property contracts, the contractor is the final consumer of materials and supplies”. Es decir, en una obra a precio cerrado, a costo más margen, por honorario fijo, a precio garantizado o por tiempo y materiales, el consumidor final de los materiales es el contratista. Y ese contratista:

• “Must pay sales tax to suppliers on all purchases, including those made for the contractor’s own use.” Tiene que pagarles el impuesto sobre las ventas a sus proveedores en todas sus compras, también en las que son para su propio uso.
• “Should not charge tax to the customer.” No debe cobrarle el impuesto al cliente.

Por eso el recibo 87106 lleva $48.82 de impuesto y la factura 4470 no lleva nada. El 7.5 por ciento es la tasa de Florida, del 6 por ciento, más la sobretasa de 1.5 por ciento del condado de Alachua.

• 7.5%de impuesto sobre las ventas en un recibo del proveedor en el condado de Alachua: el 6% de Florida más la sobretasa de 1.5% del condado

  Fuente: Estatutos de Florida, sección 212.05 (2026), la tasa estatal del 6 por ciento, y Departamento de Ingresos de Florida, formulario DR-15DSS, Discretionary Sales Surtax Information for Calendar Year 2025. Datos del gobierno.

En la consulta técnica Technical Assistance Advisement 25A-012, del 17 de noviembre de 2025, el Departamento aplicó la regla de los contratos a precio cerrado a un negocio que les compraba contraventanas para huracanes (shutters) a un mayorista, y ese mayorista además se las instalaba a los clientes del negocio.

Escribió que el contratista “should not charge tax to the customer, regardless of whether or not they itemize charges for materials or labor”: no debe cobrarle el impuesto al cliente, desglose o no en la factura los materiales y la mano de obra.

La consulta se refiere a los hechos de ese negocio. En sus propias palabras, es “binding on the Department only under the facts and circumstances described in the request for this advice”, o sea, obliga al Departamento solo en los hechos y las circunstancias que se describen en la solicitud.

La guía trata de otra manera dos tipos de trabajo. En un contrato de venta al detalle más instalación (“retail sale plus installation”), el contratista “lists and prices in the contract all materials to be used before the work begins”: antes de empezar, pone en el contrato cada material que va a usar, con su precio.

Entonces los compra sin impuesto, para reventa, y le cobra al cliente el impuesto sobre ellos. Y la instalación de un artículo que sigue siendo un bien mueble (tangible personal property), como un aire acondicionado de ventana, paga impuesto sobre el precio completo.

Nuestra lectura, para los trabajos a precio cerrado y por tiempo y materiales: el impuesto que se paga en el mostrador es parte de lo que le costó la pieza, y el único lugar donde lo recupera es el precio de su factura. Dunlin pagó $2.92 de impuesto sobre el tanque de $38.90, $41.82 en total, y no lo cobró.

Qué contar en su negocio

Líneas del recibo que nunca se cobraron × el precio que habría cobrado = lo que los recibos de la semana dejaron fuera de sus facturas

Durante cuatro semanas, cuente las líneas que salgan en la revisión del viernes, y solo las piezas que se usaron en un trabajo. Una pieza que se devolvió al proveedor o que sigue en la camioneta no es dinero perdido. Para el trabajo 4470, con números de ejemplo: 1 tanque × $165.00 = $165.00.

Nuestra calculadora de pérdidas deja fuera los recibos del proveedor. Cuenta los trabajos terminados que nunca se facturaron, así que una pieza que falta en un trabajo que sí se facturó va en esta cuenta.

Nuestra página de plomería pone el recibo del trabajo 4470 al lado de su factura, y nuestra página de electricidad cuenta recibos como ese en la hoja de visita de un negocio de ejemplo.

Por dónde empezar

Este viernes, junte los recibos de la semana de todos sus proveedores y haga los cinco pasos. Si usa Jobber, mande un recibo por el escaneo de facturas de proveedores (Supplier Invoice Scanning) para ver si su forma de escribir el PO coincide.

Si prefiere que lo encontremos nosotros, una visita pagada puede cruzar sus recibos del proveedor con sus facturas; aquí le explicamos cómo funciona la visita. Casi todos los arreglos quedan dentro de las herramientas que ya usa.

Fuentes, en palabras sencillas

• Centro de ayuda de Jobber, “Supplier Invoice Scanning”: el plan Plus o el complemento Bookkeeping, cómo se asigna un recibo escaneado a un número de trabajo, el reenvío por correo electrónico, la revisión y aprobación del borrador y su total sin impuesto. Actualizado el 1 de octubre de 2026. Documentación del proveedor, en inglés. https://help.getjobber.com/en/articles/supplier-invoice-scanning/
• Centro de ayuda de Jobber, “Expenses”: cómo se anota un gasto en la sección Costs de un trabajo, los recibos y la subida de facturas de proveedores. Actualizado el 1 de octubre de 2026. Documentación del proveedor, en inglés. https://help.getjobber.com/en/articles/expenses/
• Centro de ayuda de Jobber, “Job Costing”: los planes Grow y Plus, el costo por unidad en las líneas y “Job costs are internal”. Actualizado el 17 de septiembre de 2026. Documentación del proveedor, en inglés. https://help.getjobber.com/en/articles/job-costing/
• Centro de ayuda de Housecall Pro, “Job Costing: Complete Set-Up Guide”: líneas de pedido de materiales, entradas de trabajo de materiales y la configuración de Costs & Materials. Actualizado el 22 de julio de 2026 (la fecha que trae la propia página en sus datos; en pantalla solo dice hace cuánto). Documentación del proveedor. https://help.housecallpro.com/en/articles/6536636-using-job-costing
• La misma guía en español, “Costeo de Trabajo: Guía Completa de Configuración”, del 23 de enero de 2026, de donde sale la frase citada. Documentación del proveedor. https://help.housecallpro.com/es/articles/6536636
• Ayuda de QuickBooks Online, “Enter billable expenses”: QuickBooks Online Plus y Advanced, la opción para cobrar gastos, la casilla Billable, la columna Customer y la ventana Add to invoice. Actualizado el 4 de agosto de 2026. Documentación del proveedor, en inglés. https://quickbooks.intuit.com/learn-support/en-us/help-article/manage-customers/enter-billable-expenses/L37dCZU5O_US_en_US
• Departamento de Ingresos de Florida, “Sales and Use Tax on Construction, Improvements, Installations and Repairs”, GT-800067, revisada en 09/14, de la biblioteca de formularios vigentes del Departamento: tipos de contrato, instalaciones fijas y bienes muebles. Guía del gobierno, en inglés. https://floridarevenue.com/Forms_library/current/gt800067.pdf
• Departamento de Ingresos de Florida, Technical Assistance Advisement 25A-012, 17 de noviembre de 2025: impuesto sobre las ventas y el uso en una mejora a un inmueble (contraventanas), con cita de la Regla 12A-1.051 del Código Administrativo de Florida. Obliga solo en sus propios hechos. Guía del gobierno, en inglés. https://floridarevenue.com/TaxLaw/Documents/25A-012.pdf
• Departamento de Ingresos de Florida, formulario DR-15DSS, Discretionary Sales Surtax Information for Calendar Year 2025: condado de Alachua, 1.5 por ciento, una sobretasa de 0.5 por ciento hasta el 31 de diciembre de 2030 y otra de 1 por ciento hasta el 31 de diciembre de 2032. Datos del gobierno. https://floridarevenue.com/Forms_library/current/dr15dss.pdf
• Estatutos de Florida, sección 212.05 (2026): impuesto sobre las ventas a una tasa del 6 por ciento. http://www.leg.state.fl.us/statutes/index.cfm?App_mode=Display_Statute&URL=0200-0299/0212/Sections/0212.05.html
• Dunlin Plumbing, Oak Street Supply Co., el recibo 87106, el trabajo y la factura 4470 y el precio de $165.00 son el negocio y los números de ejemplo de Lumora, no un negocio real.
• Todas las páginas se leyeron el 16 de octubre de 2026.

Preguntas y respuestas

¿Cómo encuentro los materiales que nunca se cobraron?

Una vez por semana, ponga cada recibo del proveedor al lado de la factura de su trabajo y marque cada línea. Por cada línea que sobre, pregúntele al técnico dónde está la pieza: en el trabajo, devuelta al proveedor o en la camioneta. Después agréguela a la factura, cóbrela aparte, devuélvala para que se la acrediten o asuma la pérdida a sabiendas. Por último, anote el recibo.

¿Jobber asigna las facturas de proveedores a cada trabajo?

En el plan Plus, o en cualquier plan con el complemento Bookkeeping, sí. Jobber busca un número de trabajo en la factura del proveedor que usted sube o reenvía (en el número de PO, en el número de referencia o de pedido y en las notas) y le asigna el gasto a ese trabajo; usted aprueba cada borrador. El gasto queda como costo del trabajo, que Jobber llama interno. Sus páginas no dicen que el gasto llegue a la factura del cliente. Al 16 de octubre de 2026.

¿QuickBooks Online puede pasar una factura del proveedor a la factura del cliente?

En Plus y Advanced, sí. Active “Make expenses and items billable”, marque Billable en la línea de la factura del proveedor y elija al cliente. La próxima factura que empiece para ese cliente abre la ventana Add to invoice, donde usted selecciona Add. La página de ayuda de QuickBooks lo menciona solo para Plus y Advanced.

¿Los contratistas de Florida le cobran al cliente el impuesto de los materiales?

En los contratos a precio cerrado, a costo más margen, por honorario fijo, a precio garantizado y por tiempo y materiales, la guía GT-800067 del Departamento de Ingresos de Florida dice que el contratista “Must pay sales tax to suppliers on all purchases” (tiene que pagarles el impuesto a sus proveedores en todas sus compras) y “Should not charge tax to the customer” (no debe cobrarle el impuesto al cliente). Un contrato de venta al detalle más instalación, con cada material anotado en el contrato con su precio antes de empezar la obra, funciona al revés: el contratista compra los materiales sin impuesto, para reventa, y le cobra al cliente el impuesto sobre ellos.

¿Una entrada de trabajo de materiales de Housecall Pro sale en la factura?

No. Housecall Pro dice que esos materiales “no aparecerán en la factura ni impactarán el precio del trabajo”, y sugiere las entradas para los precios de tarifa fija. Una línea de pedido de materiales, con su costo por unidad completado, lleva su precio en el trabajo como cualquier otra línea.

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